Excel táblázat készítése lépésről lépésre: útmutató kezdőknek

Az alapok megteremtése: az Excel munkalap felépítése

A Microsoft Excel megnyitásakor egy rácsos felület fogad minket, ami elsőre talán ijesztőnek tűnhet, de valójában egy rendkívül logikus rendszeren alapul. Ezt a rácsot munkalapnak nevezzük. A munkalap oszlopokból és sorokból áll. Az oszlopokat a képernyő tetején látható betűk (A, B, C stb.), a sorokat pedig a bal oldalon lévő számok (1, 2, 3 stb.) azonosítják. Ahol egy oszlop és egy sor találkozik, ott egy cella jön létre. Minden cellának egyedi címe van, amely az oszlop betűjeléből és a sor számából áll, például A1, C5 vagy F22. Ez a koordináta-rendszer teszi lehetővé, hogy pontosan hivatkozzunk az adatokra.

Amikor belekattintunk egy cellába, az aktívvá válik, amit egy vastagabb keret jelez. Ekkor tudunk adatot bevinni. Az adatok lehetnek szövegek, számok, dátumok vagy akár képletek is. Fontos megérteni a munkafüzet fogalmát is. Egy Excel fájl, vagyis egy munkafüzet, alapértelmezetten több munkalapot is tartalmazhat, melyek között az ablak alján található fülekkel válthatunk. Ez lehetővé teszi, hogy egyetlen fájlon belül, de mégis elkülönítve kezeljünk különböző adathalmazokat, például egy cég havi bevételeit külön-külön munkalapokon.

Adatbevitel és formázás a hatékony átláthatóságért

Egy üres táblázat mit sem ér adatok nélkül. Az adatbevitel egyszerű: kattintsunk a kívánt cellába, és kezdjük el gépelni a tartalmat, majd nyomjuk meg az Entert vagy a Tabulátor billentyűt a következő cellára lépéshez. Az Excel intelligensen próbálja felismerni az adat típusát – ha számot írunk be, számként kezeli, ha pedig szöveget, akkor szövegként.

Adatok beírása és típusai

A leggyakoribb adattípusok a következők:

Szöveg: Bármilyen karakterlánc, például nevek, termékmegnevezések, jegyzetek. Alapértelmezetten a cella bal oldalára igazodik.
Szám: Egész vagy tizedes számok, melyekkel számításokat végezhetünk. Alapértelmezetten a cella jobb oldalára igazodik.
Dátum és idő: Az Excel speciális formátumként kezeli a dátumokat (pl. 2023.10.26.) és időpontokat (pl. 14:30), ami lehetővé teszi a velük való számításokat is, például két dátum közötti napok számának meghatározását.

Gyakorlati példaként hozzunk létre egy egyszerű havi költségvetés táblázat fejlécét! Az A1 cellába írjuk be: „Tétel”, a B1-be: „Tervezett költség (Ft)”, a C1-be pedig: „Tényleges költség (Ft)”.

Az adatok formázása: a vizuális rend kulcsa

A nyers adatok nehezen átláthatók. A formázás segít abban, hogy a táblázatunk ne csak funkcionális, hanem esztétikus és könnyen olvasható is legyen. A legtöbb formázási eszközt a „Kezdőlap” szalag „Betűtípus”, „Igazítás” és „Szám” csoportjaiban találjuk.

A jól formázott táblázat fél siker. Segíti az adatok gyors értelmezését és csökkenti a hibázás lehetőségét.

Néhány alapvető formázási lehetőség:

Betűformázás: Változtassuk meg a betűtípust, méretet, színt. A fejléceket érdemes félkövérré tenni, hogy kiemelkedjenek.
Cella kitöltése: Adjunk háttérszínt a celláknak. A fejlécsor eltérő színű kitöltése vizuálisan elválasztja azt az adatoktól.
Szegélyek: Hozzunk létre rácsvonalakat a cellák köré, hogy a táblázat szerkezete jobban láthatóvá váljon.
Számformátum: A pénzügyi adatokat formázzuk pénznemként, így megjelenik mellettük a „Ft” jelzés és az ezres elválasztók. A százalékos értékeket pedig százalék formátumra állíthatjuk.
Igazítás: A szöveget és a számokat igazíthatjuk vízszintesen (balra, középre, jobbra) és függőlegesen is a cellán belül.

A költségvetéses példánknál maradva: jelöljük ki az A1:C1 tartományt, tegyük félkövérré a szöveget, állítsuk középre igazítottra, és adjunk neki egy halványszürke háttérszínt.

A számítások világa: képletek és alapvető függvények

Az Excel igazi ereje a számítási képességeiben rejlik. Ahelyett, hogy manuálisan adnánk össze számokat egy zsebszámológéppel, az Excel automatikusan elvégzi nekünk a műveleteket, és ami a legfontosabb: ha egy adat megváltozik, az eredmény is azonnal frissül.

Képletek létrehozása: az Excel ereje

Minden képlet egy egyenlőségjellel (=) kezdődik. Ez jelzi az Excel számára, hogy számítást kell végeznie. Az alapvető matematikai operátorokat használhatjuk: összeadás (+), kivonás (-), szorzás (*), osztás (/). A képletek legfontosabb eleme a cella hivatkozás. Ahelyett, hogy azt írnánk be: =100+200, hivatkozzunk inkább azokra a cellákra, amelyek az értékeket tartalmazzák, például: =B2+B3. Így ha a B2 vagy B3 cella értéke megváltozik, az összeg automatikusan újraszámolódik.

Tegyük fel, hogy a költségvetésünkben a B2 cellában a „Lakbér” tervezett költsége (150000), a B3-ban pedig a „Rezsi” (45000) szerepel. A B4 cellába írjuk be a következő képletet: =B2+B3. Az eredmény 195000 lesz.

Népszerű alapfüggvények a mindennapokra

A bonyolultabb vagy ismétlődő számításokhoz az Excel beépített függvényeket kínál. Ezek előre definiált képletek, amelyek leegyszerűsítik a munkát. Egy függvénynek van egy neve (pl. SZUM) és argumentumai, amelyeket zárójelben adunk meg.

SZUM (SUM): A leggyakrabban használt függvény, amely összeadja a megadott cellák vagy tartományok értékeit. Például a =SZUM(B2:B10) képlet összeadja a B2-től B10-ig tartó összes cella értékét.
ÁTLAG (AVERAGE): Kiszámítja a megadott számok számtani átlagát. Például =ÁTLAG(C2:C10) megadja a tényleges költségek átlagát.
MAX és MIN: Megkeresi a legnagyobb (MAX) vagy a legkisebb (MIN) értéket egy adatsorban. Hasznos lehet például a legmagasabb kiadás megtalálásához: =MAX(C2:C10).
DARAB (COUNT): Megszámolja, hogy egy tartományban hány cella tartalmaz számot.

Haladó tippek és trükkök a professzionális táblázatokhoz

Miután elsajátítottuk az alapokat, néhány egyszerű, de hatékony funkcióval szintet léphetünk a táblázatkezelésben.

A kitöltőjel használata

Figyeljük meg az aktív cella jobb alsó sarkában lévő apró négyzetet. Ez a kitöltőjel (Fill Handle). Ha erre kattintva lenyomva tartjuk az egeret és lehúzzuk, az Excel megpróbálja kitalálni, hogyan szeretnénk folytatni a sort. Ha egy képletet húzunk le, automatikusan frissíti a cellahivatkozásokat (ezt relatív hivatkozásnak nevezik). Ha egy dátumot (pl. „2023.01.01.”) vagy egy sorszámot („1.”), akkor folytatja a sorozatot. Ez a funkció rengeteg időt takaríthat meg.

Táblázatként formázás

A „Kezdőlap” szalagon található „Formázás táblázatként” gomb egy szuperhatékony eszköz. Ha kijelöljük az adattartományunkat és alkalmazzuk rá ezt a funkciót, az Excel nemcsak egy dizájnos formázást ad neki, hanem számos extra funkcióval is felruházza. Ilyen például az automatikus szűrő- és rendezőgombok a fejlécekben, a sávozott sorok a jobb olvashatóságért, és ami a legjobb: ha új sort adunk a táblázat aljához, a formázás és a képletek automatikusan kiterjednek rá.